Dystrybutor artykułów przemysłowych
Jak firma dystrybucyjna z 15 handlowcami zautomatyzowała proces ofertowania i zwiększyła kontrolę nad marżami.
Wyzwanie
Firma dystrybucyjna sprzedająca artykuły przemysłowe (narzędzia, materiały budowlane, chemia przemysłowa) zatrudniała 15 handlowców, którzy codziennie przygotowywali dziesiątki ofert. Głównym problemem była kontrola marż – handlowcy często obniżali ceny poniżej akceptowalnego progu, co wpływało na rentowność firmy. Dodatkowo, każdy handlowiec miał swoje sposoby przygotowywania ofert, co prowadziło do niespójności i błędów.
Główne problemy: Brak kontroli nad marżami, ręczne przygotowywanie ofert, niespójność dokumentów, trudności w śledzeniu skuteczności handlowców.
Rozwiązanie
1. Import katalogu produktów
Firma miała katalog z ponad 2000 produktami w formacie Excel. Użyli funkcji importu CSV/Excel w Zaofertuj, która automatycznie zmapowała kolumny i utworzyła produkty w systemie. Proces importu zajął godzinę zamiast tygodni ręcznego wprowadzania danych.
2. Zabezpieczenia marży
Najważniejszym elementem było skonfigurowanie polityk marżowych z minimalną marżą 18% dla wszystkich produktów. System automatycznie ostrzega handlowców, gdy próbują zastosować zbyt niską marżę, i sugeruje poprawioną cenę. Dla ofert poniżej progu wymagane jest zatwierdzenie przez przełożonego.
3. Polityki rabatowe
Skonfigurowali automatyczne polityki rabatowe:
- • Rabat 3% dla zamówień powyżej 5 000 zł
- • Rabat 5% dla zamówień powyżej 15 000 zł
- • Rabat 8% dla zamówień powyżej 30 000 zł
- • Rabat 12% dla klientów VIP
4. Tworzenie ofert z AI
Handlowcy używają analizy składniowej AI do szybkiego tworzenia ofert. Przykład zapytania:
"100 wkrętów do drewna 5x50mm, 50 metrów taśmy izolacyjnej, 20 litrów farby akrylowej biała, dla budowy w Krakowie"
AI automatycznie znajduje produkty, stosuje odpowiednie ceny z uwzględnieniem rabatów i pilnuje minimalnej marży. Handlowiec weryfikuje i wysyła.
5. Dashboardy KPI
Dyrekcja ma dostęp do dashboardów z metrykami biznesowymi:
- • Średnia marża na ofertę
- • Liczba ofert na handlowca
- • Wskaźnik konwersji ofert
- • Średni czas przygotowania oferty
Wyniki
Korzyści biznesowe
- • Kontrola marż: System automatycznie pilnuje minimalnych marż, chroniąc rentowność firmy
- • Spójność: Wszystkie oferty mają profesjonalny wygląd i są przygotowane według tych samych standardów
- • Wydajność: Handlowcy mogą przygotować więcej ofert w krótszym czasie
- • Analityka: Dashboardy KPI pozwalają na monitorowanie skuteczności zespołu i podejmowanie decyzji opartych na danych
- • Wersjonowanie: Pełna historia zmian ofert, łatwe porównywanie wersji
Proces wdrożenia
💡 Wnioski
Wdrożenie Zaofertuj pozwoliło firmie na pełną kontrolę nad marżami i znaczące przyspieszenie procesu ofertowania. Największą wartością okazały się zabezpieczenia marży, które automatycznie chronią rentowność firmy, oraz dashboardy KPI, które pozwalają na monitorowanie skuteczności zespołu w czasie rzeczywistym. System eliminuje błędy w kalkulacjach i zapewnia spójność wszystkich ofert.