Producent wyposażenia biurowego
Jak średnia firma produkcyjna skróciła czas przygotowania ofert z 4 godzin do 15 minut dzięki AI i automatyzacji.
Wyzwanie
Firma produkująca wyposażenie biurowe (krzesła, biurka, szafy) zatrudniała 8 handlowców, którzy codziennie przygotowywali średnio 15-20 ofert. Każda oferta wymagała ręcznego wyboru produktów z katalogu Excel, kalkulacji cen z uwzględnieniem rabatów, przygotowania dokumentu PDF i wysłania klientowi. Proces trwał średnio 3-4 godziny na ofertę.
Główne problemy: Długi czas przygotowania ofert, błędy w kalkulacjach, brak kontroli nad marżami, trudności w śledzeniu statusów ofert.
Rozwiązanie
Firma zdecydowała się na wdrożenie Zaofertuj, zaczynając od importu katalogu produktów i konfiguracji polityk cenowych.
1. Import katalogu produktów
Firma miała katalog produktów w formacie Excel z ponad 500 pozycjami (krzesła, biurka, szafy z różnymi wariantami). Użyli funkcji importu CSV/Excel w Zaofertuj, która automatycznie zmapowała kolumny i utworzyła produkty w systemie. Proces importu zajął 30 minut zamiast tygodni ręcznego wprowadzania danych.
2. Konfiguracja polityk cenowych
Skonfigurowali polityki marżowe z minimalną marżą 20% dla wszystkich produktów oraz polityki rabatowe:
- • Rabat 5% dla zamówień powyżej 10 000 zł
- • Rabat 10% dla zamówień powyżej 50 000 zł
- • Rabat 15% dla klientów VIP
3. Szablon oferty z brandingiem
Stworzyli szablon oferty z logo firmy, kolorystyką zgodną z brandem i profesjonalnym layoutem. Wszystkie oferty są teraz spójne wizualnie i gotowe do wysłania klientowi.
4. Tworzenie ofert z AI
Największą zmianą było wprowadzenie analizy składniowej AI. Handlowcy zamiast ręcznie wybierać produkty, mogą teraz napisać zapytanie w języku naturalnym, np.:
"20 krzeseł ergonomicznych z podłokietnikami, 10 biurek regulowanych wysokością 120x60cm, kolor czarny, dla biura w Warszawie"
AI automatycznie znajduje odpowiednie produkty z katalogu, dobiera warianty i przygotowuje ofertę. Handlowiec tylko weryfikuje i wysyła.
Wyniki
Korzyści biznesowe
- • Oszczędność czasu: Handlowcy mogą skupić się na kontakcie z klientami zamiast na przygotowywaniu dokumentów
- • Kontrola marż: System automatycznie pilnuje minimalnych marż, chroniąc rentowność
- • Śledzenie ofert: Wszystkie oferty są w jednym miejscu z historią zmian i statusami
- • Skalowalność: Firma może obsłużyć więcej zapytań bez zwiększania zatrudnienia
- • Profesjonalizm: Wszystkie oferty mają spójny wygląd i branding
Proces wdrożenia
💡 Wnioski
Wdrożenie Zaofertuj pozwoliło firmie na znaczące przyspieszenie procesu sprzedażowego przy jednoczesnym zwiększeniu kontroli nad marżami i profesjonalizmu ofert. Największą wartością okazała się analiza składniowa AI, która pozwala handlowcom tworzyć oferty w języku naturalnym zamiast ręcznie wybierać produkty z katalogu.